KEY POST - Postalizzazione
Spedire posta e raccomandate in pochi secondi rimanendo seduti alla propria postazione computer
KEYPost (Host to Host) è un collegamento che permette al proprio Sistema Informativo di accedere direttamente alla Nuova Piattaforma di Comunicazioni Elettroniche di Poste Italiane consentendo l’accettazione dematerializzata di Raccomandate, Lettere e Telegrammi. Il servizio consente di gestire e inviare la corrispondenza online che viene poi stampata, imbustata e recapitata in formato cartaceo ai destinatari, conservando lo stesso valore della corrispondenza gestita tradizionalmente.
Permette di semplificare e organizzare il servizio in modo omogeneo e rendicontabile per tutte le strutture dell’Ente/Azienda, riducendo i processi interni, le spese per i materiali di stampa e spedizione, e ottimizzando le risorse impiegate per la gestione della corrispondenza.
KEYPost consente di Semplificare le modalità di produzione e spedizione delle comunicazioni, le procedure amministrative e organizzative interne e nei rapporti con il sistema di stampa e recapito. Permette di organizzare il servizio in modo omogeneo e rendicontabile per tutte le strutture dell’Ente/Azienda, riducendo i processi interni, le spese per i materiali di stampa e spedizione, e ottimizzando le risorse impiegate per la gestione della corrispondenza.
In un momento storico di riduzione degli investimenti anche dematerializzare i processi di corrispondenza porta ad un abbattimento dei costi e traghetta l’Ente/Azienda verso un processo di Archiviazione Sostitutiva.
I vantaggi sensibili
• Consente di avere una rendicontazione sulle spese di corrispondenza che consente di monitorare la spesa e i volumi di corrispondenza di singoli reparti, uffici, sedi territoriali fino ad arrivare ai singoli utenti, in modo preciso e in tempo reale. Un monitoraggio sulle spese di corrispondenza irraggiungibile con l’ impostazione tradizionale.
• Non è più necessario stampare, e dedicare personale a imbustare e portare la posta prodotta all’Ufficio Postale
• Il servizio accetta corrispondenza 24h/24h, quindi se in orario d’ufficio non si è fatto in tempo a spedire un documento che richiedeva una precisa data di partenza, ciò può essere fatto fino alle 23:59;
• Il barcode non viene associato alla busta, ma al contenuto (niente più errori di invio documento).
• La notifica di consegna è istantanea senza aspettare il ritorno della ricevuta cartacea.
• Si può integrare il servizio aggiuntivo di archiviazione sostitutiva;
• Si posso gestire tutti i tipi di documento: Convocazioni, Campagne per l’utenza e /o cittadini, Fatture, Richiesta di offerte, Solleciti, Contestazioni, Gestione crediti, Azioni legali , Controversie, Comunicazioni con dipendenti e associazioni sindacali, Convegni, Informazioni, Auguri e Corrispondenza di cortesia , Campagne promozionali e pubblicitarie.
I Vantaggi Economici
Ottimizzazione costi e tempi
L’Ente/Azienda non sostiene più i costi di: carta, toner, inchiostro, busta, stampa etichette. Il Servizio esclude il costo del personale per il trasferimento da un ufficio al protocollo, e di consegna della corrispondenza all’ufficio postale. Il servizio comprende la stampa e l’imbustamento, Eventuali francobolli o spese di affrancatrice possono essere sostenute a noleggio.
Volumi e Sconti
L’aggregazione di dei quantitativi di posta, consentirà di raggiungere volumi tali da accedere a livelli di sconto per le tariffe di spedizione superiore a quelli ottenuti precedentemente.
Controllo e Agevolazioni sul pagamento
Il pagamento dei corrispettivi sarà chiesto con l’invio di apposita fattura bimestrale corredata dal riepilogo delle spedizioni con pagamento fattura fine mese a 30 giorni, limitando così il pagamento delle spese di corrispondenza tramite “cassa”.
